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DIN 5008
Die Norm für perfekt aufgebaute Briefe
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Samstag, 4. Februar 2012 |
DIN 5008 von A bis Z – So beeindrucken Sie mit perfekt gestalteten Briefen
Wozu überhaupt eine DIN 5008?
Die DIN erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit
denen sich Schriftstücke leserfreundlich, zweckmäßig und
übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt nicht fest, was
zu schreiben ist, sondern wie.
Das „Wie“ ergibt Sinn, wenn Ihnen eine Corporate Identity
wichtig ist. Es ist empfehlenswert, wenn Sie in Ihrem Sekretariat,
Ihrer Abteilung – am besten in Ihrer gesamten Firma –
auf ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz
achten.
Mit einem einheitlichen Schriftbild arbeiten Sie empfängerorientiert
Ein weiteres Argument für Sie, sich an den Empfehlungen der
DIN 5008 zu orientieren: Während Ihres Urlaubs oder wenn
Sie erkrankt sind, erledigt oftmals eine Vertretung die anfallende
Korrespondenz. Wenn diese Dame oder dieser Herr
eigene Vorstellungen von der Gestaltung eines Briefs hat, sehen
Schriftstücke ganz anders aus als die, die Sie geschrieben
hätten. Sind Sie nicht auch der Meinung, dass der Empfänger,
der sonst von Ihnen geschriebene Briefe erhält, dies als merkwürdig
bis verwirrend empfinden könnte?
Manchmal hilft die DIN nicht weiter
Wenn Sie sich an den Empfehlungen der DIN 5008 orientieren,
ist dies sicherlich einfacher, als selbst komplette Richtlinien
für die Gestaltung von Briefen „auszutüfteln“. Doch
manchmal lässt sich die Norm nicht so ohne Weiteres auf den
eigenen Firmenbriefbogen übertragen.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Erstellen Sie
eine firmeneigene Richtlinie, die sich an der DIN orientiert
und sich den Firmengegebenheiten anpasst. So wissen immer
alle Mitarbeiter, was wie geschrieben wird, und Ihre Firma
tritt nach außen einheitlich auf (Corporate Identity).
Wer erstellt die DIN?
Die DIN 5008 wurde im Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA), Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA „Textverarbeitung“, überarbeitet. Daran haben Mitarbeiter von Verlagen, Lehrer, Sekretärinnen und Vertreter aus der Wirtschaft mitgewirkt.
Lässt sich die DIN mit einer zeitgemäßen Korrespondenz
vereinbaren?
Zeitgemäße Korrespondenz, seien es Briefe oder E-Mails, gehen nicht immer Hand in Hand mit den Empfehlungen der DIN 5008. In den Anwendungsbeispielen finden sich Formulierungen oder Gestaltungsbeispiele, die wir vom SekretärinnenBriefeManager Ihnen nicht empfehlen würden. So finden wir es nachlässig, den Namen nach der Unterschrift nicht mit dem PC zu wiederholen. Auch raten wir Ihnen von der internationalen Schreibweise des Datums ab.
Immer dann, wenn wir für Sie eine andere Empfehlung haben als die DIN 5008, erhalten Sie dazu in diesem Beitrag einen Hinweis.
Generell gilt jedoch: Orientieren Sie sich an der DIN 5008 – denn sie gibt wichtige Empfehlungen, die auch mit der Deutschen Post AG abgestimmt sind.
Das hält der SekretärinnenBriefeManager von der DIN 5008
In den vergangenen Jahren haben wir unseren Leserinnen empfohlen, sich an der DIN 5008 zu orientieren. Daran halten wir auch immer noch fest. Beachten Sie jedoch, dass einige Empfehlungen nicht mit den Empfehlungen des SekretärinnenBriefeManagers über einstimmen.
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