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DIN 5008
Die Norm für perfekt aufgebaute Briefe
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Samstag, 4. Februar 2012 |
DIN 5008 von A bis Z – Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen
Hinweis! Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die farbig hinterlegten Bereiche
Die DIN 1338 Musterbriefbögen finden Sie hier
Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen
Das Datum
Neue Empfehlung zur Schreibweise des Datums
Mit der 2011er Überarbeitung der DIN 5008 stärkt die DIN die Verwendung der Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2012-02-04 für 4. Februar 2012 . Sie lehnt sich damit an die ISO 8601 an.
Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 12-02-04.
Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:
- 04.02.2012 – sofern keine Missverständnisse entstehen
- 4.Februar 2012 – einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg
Der Monatsname, so die DIN, soll im Fließtext nicht abgekürzt werden. Daraus kann man schließen, dass Sie den Monatsnamen außerhalb des Fließtextes abkürzen dürfen, zum Beispiel „Dez.“.
In der letzten Überarbeitung der DIN 5008 aus dem Jahr 2005 waren sehr viel mehr Datumsschreibweisen erlaubt. Mit dieser Überarbeitung gibt es nur noch vier Schreibweisen.
- 2012-02-04
- 04.02.2012
- 4. Februar 2012
-
Bei den Monaten: Jan. = Januar, Feb. = Februar, Aug. = August, Sept. = September, Okt. = Oktober, Nov. = November, Dez. = Dezember, können Sie auch die Abkürzung des Monats schreiben z. B.
- 13. Jan. 2011 (Diese Schreibweise sollte allerdings nicht im Fließtext verwendet werden.)
Das Anschriftfeld
Neue Empfehlung zur Gestaltung von Anschriften
Das Anschriftfeld wurde neu aufgeteilt. Sie können nun im Anschriftfeld neun Zeilen plus die Zeile für die Rücksendeangabe nutzen.
Die Maße und die Position des Anschriftfeldes sehen Sie in den Vorlagen Form A und B.
Das Anschriftfeld gliedert sich im Prinzip in diese drei Bereiche:
- Feld für die Rücksendeangaben
- Zusatz- und Vermerkzone
- Anschriftenzone
Für die Zusätze und Vermerke zu Vorausverfügungen wie „Nicht nachsenden!“, Produktbezeichnungen wie „Einschreiben“ und elektronische Frankiervermerke stehen Ihnen drei Zeilen zur Verfügung. In der Anschriftenzone stehen Ihnen also sechs Zeilen zur Verfügung, plus drei Zeilen für Zusatz- und Versendungsvermerke plus der allerersten Zeile für die Rücksendeangaben – Ihre Absenderadresse.
Die einzelnen Bestandteile der Anschrift enthalten keine Leerzeilen. Beschriften Sie die Zusatz- und Vermerkzone ohne Leer – zeile zwischen Vermerk- und Anschriftenzone.
Die Rücksendeangabe und die Vermerkzone dürfen zu einer Zone „verschmelzen“. Wenn sie das tun, darf ebenfalls keine Leerzeile, siehe Beispiel oben, vor „Herrn“ stehen. Und die Vermerke wie „Persönlich“ werden dann wie die Rücksendeangabe in 8-Punkt geschrieben. Durch die kleinere Schrift haben Sie dann 5 Zeilen für die Rücksendeangabe und Vermerke.
Außerdem: Sofern Sie mehr als drei Zeilen in der Zusatz- und Vermerkzone oder mehr als sechs Zeilen in der Anschriftenzone benötigen, ist es zulässig, den Platz der jeweils anderen Zone mit zu nutzen. Sollte dies nicht ausreichen, dürfen Sie die Schriftgröße reduzieren.
Unterschreiten Sie dabei die Schriftgröße von 8 Punkt nicht. Bei Schriftgrößen, die kleiner als 10 Punkt sind, empfiehlt die DIN serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica.
Die Betreffzeile
Die Angabe eines Betreffs ist kein Muss. Sie können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll erscheint.
Beachten Sie Folgendes:
- Die Betreffzeile wird nicht durch das Wort „Betreff“, „Betr.“, „Betrifft“ oder Ähnliches eingeleitet.
- Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.
- Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Andere Satzzeichen hingegen, wie zum Beispiel Ausrufezeichen (Wir haben ein ganz besonderes Angebot für Sie!), können Sie verwenden.
- Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:- Die Betreffzeile sollte aus optischen Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.
- Nach der DIN können Sie den Betreff farbig und/oder durch Fettdruck hervorheben.
Die korrekte Anrede
Die DIN äußert sich nur zur formalen, nicht aber zur inhaltlichen Gestaltung der Anrede.
Diese Empfehlungen sollten Sie kennen:
- Die Anrede steht immer linksbündig mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile.
- Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.
- Für den Fall, dass der Betreff entfällt, gibt es in der DIN keine Empfehlung und keine Anwendungsbeispiele.
Die Empfehlung des Sekretärinnen-Briefe-Managers
Bleiben Sie immer bei zwei Leerzeilen Abstand zur Anrede
entweder zur- letzten Zeile des Informationsblocks,
- letzten Zeile der Bezugszeichenzeile oder
- letzten Zeile (9. Zeile) des Anschriftfelds.
Die DIN 5008 im Text
Schriftarten, -größen und -stile
Die Empfehlung der DIN 5008 für die Schriftart lautet: Verwenden Sie zugunsten der Lesbarkeit im fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist, und keine ausgefallenen Schriftarten, wie zum Beispiel Schreibschrift. Verzichten Sie auf ausgefallene Schriftstile, wie zum Beispiel Kapitälchen im fortlaufenden Text.
In der Sekretariatspraxis haben sich die Schriften Arial, Times und Helvetica bewährt. Aber auch andere Schriften sind natürlich erlaubt.
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:
Stellen Sie 12 Punkt als Standardschriftgröße in Ihrer Textverarbeitung ein.
Die wichtigsten Zahlen laut DIN
Gliedern Sie Zahlen dreistellig mit Leerzeichen. Bei Zahlen mit Komma erfolgt
die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.
Beispiele:- 2 000 Stück
- 89 000 Stück
- 012345 6789
- 50 000 000 Einwohner
- 0,563 34
(Die Gliederung mit Punkt wird nur bei Geldbeträgen empfohlen.) Die Telefonnummern mit Vorwahl werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die Vorwahlnummer fallen weg.
Sie wird nur noch durch einen Leerschritt von der restlichen Telefonnummer abgesetzt.
Die korrekte Grußformel
Die DIN 5008 äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es heißt kurz und bündig, dass die Grußformel mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.
Es ist nach der DIN 5008 nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln.
So könnten Sie zum Beispiel die folgenden Grußformeln ausprobieren:
- Mit freundlichen Grüßen aus Bad Breisig
- Freundliche Grüße nach Köln
- Freundliche Grüße aus dem sonnigen Heidelberg
- Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende
Die Unterschrift
Für die Unterschrift können Sie so viele Leerzeilen schaffen, wie Sie benötigen. Drei Leerzeilen haben sich als praktikabel und ausreichend erwiesen. Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners per PC.
Dies ist keine Regel nach DIN, sondern eine Empfehlung, die Sie der Höflichkeit wegen beachten sollten.
Kürzen Sie den Vornamen des Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben Sie ihn aus. Wie soll der Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“ eine Dame oder ein Herr verbirgt?
Beachten Sie:
Setzen Sie den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen Bindestriche. Die DIN „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass Klammern möglich sind. Auch in den Musterbriefen der DIN findet sich kein Beispiel mit Klammern.
Die Anlagen
Wenn Sie Ihren Namen nicht maschinenschriftlich am Ende des Briefs wiederholen, sondern lediglich unterschreiben (das sollten Sie aus Gründen der Höflichkeit nicht tun), schalten Sie viermal; Sie lassen also drei Leerzeilen vor dem Vermerk „Anlage“.
Wiederholen Sie hingegen Ihren Namen per PC – das ist die empfehlenswerte Variante –, lassen Sie eine Leerzeile zwischen dem PC-geschriebenen Namen und dem Anlagevermerk.
Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden.
Beachten Sie: Nach dem Wort „Anlage“ steht nie ein Doppelpunkt, und es wird nicht unterstrichen.
Wenn Ihr Brief besonders lang ausfällt oder Sie mehrere Anlagen aufführen möchten, passiert es leicht, dass der Platz auf dem Briefbogen nicht ausreicht.
In diesem Fall können Sie den Anlagevermerk rechts neben die Grußformel setzen. Nach der DIN soll der Abstand vom linken Rand bis zum Anlagevermerk 125 Millimeter betragen.
Der Anlagevermerk ist somit in einer Fluchtlinie mit dem Informationsblock. Der Abstand des Anlagevermerks beträgt also mindestens eine Zeile vom eigentlichen Brieftext.
Sie müssen nicht alle Anlagen einzeln aufführen. Es genügt, awenn Sie das Wort schreiben.
Wenn Sie die Anlagen aufführen, dann muss dies komplett geschehen. Sie sollten nicht nur bestimmte Anlagen erwähnen.
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