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DIN 5008
Die Norm für perfekt aufgebaute Briefe
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Dienstag, 9. Februar 2010 |
DIN 5008 von A bis Z – Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen
Hinweis! Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die farbig hinterlegten Bereiche
Die DIN 676 Musterbriefbögen finden Sie hier
Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen
Das Datum
Neben der internationalen Schreibweise sind nach DIN 5008 noch viele andere Schreibweisen erlaubt.
Hier die komplette Übersicht über alles, „was geht“:- 04.11.2008
- 04.11.08
- 4. November 2008
- 4. Nov. 2008
- 2008-11-04
- 08-11-04
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt: Die alphanumerische Schreibweise, also „4. November 2008“, ist immer noch die beste Variante.
Vor allem für die Nennung des Datums im fortlaufenden Text können und sollten Sie diese Schreibweise verwenden.
Das Anschriftenfeld
Im Anschriftenfeld stehen Ihnen neun Zeilen zur Verfügung.
Für Zusätze und Vermerke sind davon die ersten drei Zeilen reserviert.
Zusätze und Vermerke sind beispielsweise:- Persönlich
- Nicht nachsenden
- Einschreiben
Die Betreffzeile
Die Angabe eines Betreffs ist kein Muss. Sie können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll erscheint.
Beachten Sie Folgendes:- Vor der Betreffzeile steht nicht Betr. oder Betreff.
- Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.
- Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile.
Andere Satzzeichen hingegen, wie zum Beispiel Ausrufezeichen
(Wir haben ein ganz besonderes Angebot für Sie!), können Sie verwenden. - Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:- Die Betreffzeile sollte aus optischen Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.
- Schreiben Sie die Betreffzeile fett.
Die korrekte Anrede
Die DIN äusert sich nur zur formalen, nicht aber zur inhaltlichen Gestaltung der Anrede.
Diese Empfehlungen sollten Sie kennen:- Die Anrede steht immer linksbündig mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile.
- Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.
Die Empfehlung des Sekretärinnen-Briefe-Managers
Bleiben Sie immer bei zwei Leerzeilen Abstand zur Anrede
entweder zur- letzten Zeile des Informationsblocks,
- letzten Zeile der Bezugszeichenzeile oder
- letzten Zeile (neunten Zeile) des Anschriftenfelds.
Die DIN 5008 im Text
Schriftarten, -größen und -stile
Die Empfehlung der DIN 5008 für die Schriftart lautet: Verwenden Sie zugunsten der Lesbarkeit im fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist, und keine ausgefallenen Schriftarten, wie zum Beispiel Schreibschrift. Verzichten Sie auf ausgefallene Schriftstile, wie zum Beispiel Kapitälchen im fortlaufenden Text.
In der Sekretariatspraxis haben sich die Schriften Arial, Times und Helvetica bewährt. Aber auch andere Schriften sind natürlich erlaubt.
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:
Stellen Sie 12 Punkt als Standardschriftgröße in Ihrer Textverarbeitung ein.
Die wichtigsten Zahlen laut DIN
Gliedern Sie Zahlen dreistellig mit Leerzeichen. Bei Zahlen mit Komma erfolgt
die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.
Beispiele:- 2 000 Stück
- 89 000 Stück
- 012345 6789
- 50 000 000 Einwohner
- 0,563 34
Die Telefon-Nummern mit Vorwahl werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die Vorwahlnummer fallen weg.
Sie wird nur noch durch einen Leerschritt von der restlichen Telefon-Nummer abgesetzt.
Die korrekte Grußformel
Die DIN 5008 äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es heißt kurz und bündig, dass die Grußformel mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.
Es ist nach der DIN 5008 nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln.
So könnten Sie zum Beispiel die folgenden Grußformeln ausprobieren:
- Mit freundlichen Grüßen aus Berlin
- Freundliche Grüße nach Hannover
- Freundliche Grüße aus dem sonnigen Baden-Baden
Die Unterschrift
Für die Unterschrift können Sie so viele Leerzeilen schaffen, wie Sie benötigen. Drei bis fünf Leerzeilen haben sich als praktikabel und ausreichend erwiesen. Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners per PC.
Dies ist keine Regel nach DIN, sondern eine Empfehlung, die Sie der Höflichkeit wegen beachten sollten.
Kürzen Sie den Vornamen des Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben Sie ihn aus. Wie soll der Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“ eine Dame oder ein Herr verbirgt?
Die Anlagen
Lassen Sie eine Leerzeile zwischen mit dem PC wiederholten Namen und dem Wort „Anlage“. Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden.
Beachten Sie: Nach dem Wort „Anlage“ steht nie ein Doppelpunkt, und es wird nicht unterstrichen.
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